REGULAMIN TARGÓW AKADEMIA 2020

I. Postanowienia ogólne
Przepisy niniejszego regulaminu dotyczą Wystawców Targów Akademia 2020 – zwanego w dalszej części Targami.

II. Dane podstawowe
1. Organizatorem Targów jest Uniwersytet Gdański.
2. Realizatorem Targów jest Fundacja Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego.
3. Targi odbędą się w dniach 10-11 marca 2020r. na terenie Bałtyckiego Kampusu UG w Oliwie, na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Gdańskiego (ul. Bażyńskiego 6, 80 – 952 Gdańsk).
4. Targi będą otwarte dla zwiedzających w godzinach 9:00 – 14:00.

III. Zgłoszenie uczestnictwa w Targach
1. Wystawca nabywa prawo do możliwości udziału w Targach w momencie wpłynięcia do Biura Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ul. Bażyńskiego 1A, 80-952 Gdańsk) formularza zgłoszeniowego i po zaakceptowaniu jego przez FRUG.
2. Formularze zgłoszeniowe można:
• dostarczyć osobiście lub wysłać pocztą na adres Biura Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego (ul. Bażyńskiego 1A, 80-952 Gdańsk),
• wysłać faksem na numer (58) 523-33-65,
• wysłać skan zgłoszenia drogą mailową na adres frugakademia@ug.edu.pl
3. Termin zgłoszenia udziału upływa 10 lutego 2020 r.

IV. Warunki płatności
1. Wystawca dokonuje wpłaty na konto Fundacji Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego w terminie 7 dni od daty otrzymania faktury.
2. Faktury są wystawiane przez Fundację Rozwoju Uniwersytetu Gdańskiego na podstawie formularzy zgłoszeniowych.
3. W przypadku niedokonania wpłaty w terminie Organizator ma prawo odstąpić od realizacji zamówienia.
4. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po 21 lutego 2020 r. Wystawca jest zobowiązany do zapłacenia kwoty równej 50% wartości brutto zamówienia zadeklarowanego w formularzu zgłoszeniowym.
5. W przypadku rezygnacji z udziału w Targach po 28 lutego 2020 r. Wystawca jest zobowiązany do zapłacenia 100% wartości brutto zamówienia zadeklarowanego w formularzu zgłoszeniowym.

V. Stoiska
1. Organizator przekazuje Wystawcy na czas trwania Targów powierzchnię oraz określa lokalizację stoiska.
2. Powierzchnia zabudowana targowa to powierzchnia zabudowana przez Organizatora w wersji uzgodnionej z Wystawcą.
3. Minimalna powierzchnia targowa zabudowana to 4m².
4. Opłata za powierzchnię ze standardową zabudową obejmuje: wynajem powierzchni wystawienniczej, montaż i demontaż stoiska, ściany zewnętrzne w kolorze białym, napis z nazwą Wystawcy na fryzie, gniazdo elektryczne, jeden punkt świetlny na każde 4m², sprzątanie stoiska i ciągów komunikacyjnych, kosz na śmieci. Ponadto Wystawca może wybrać na każde 4m² powierzchni zabudowanej stoiska wyposażenie w stolik i 4 krzesła lub ladę i 2 krzesła.
5. Powierzchnia niezabudowana to powierzchnia, którą Wystawca organizuje we własnym zakresie. Organizator zapewnia na takiej powierzchni fryz z nazwą Wystawcy, gniazdo elektryczne i punkt świetlny
6. Zabudowa własna Wystawcy musi zostać zaakceptowana przez Organizatora.
7. Istnieje możliwość zakupienia wyposażenia dodatkowego, którego ceny zostały podane w cenniku.
8. Każdy Wystawca jest zobowiązany:
• do utrzymania porządku na swoim miejscu targowym,
• do usunięcia eksponatów i materiałów reklamowych oraz przywrócenia zajmowanej powierzchni do pierwotnego stanu po zakończeniu Targów.
9. Zabudowę niestandardową stoiska zabiera na swój koszt Wystawca.

VI. Przekazanie stoisk i opieka nad stoiskami
1. Protokolarny odbiór stoisk przez Wystawców odbędzie się dnia 9 marca 2020 r. w godzinach 14:00 – 18:00 oraz 10 marca 2020 r. w godzinach 07:00 – 08:30.
2. Każdy Wystawca zobowiązany jest do zapewnienia obsługi stoiska minimum na 30 minut przed godziną otwarcia Targów dla zwiedzających i 15 min po ich zamknięciu.
3. Protokolarny zwrot stoisk Organizatorowi nastąpi dnia 11 marca 2020 r. od godziny 14:30 do 16:00

VII. Reklamy Wystawców
1. Katalog Targów Akademia 2020
• Katalog Targów będzie zawierał spis Wystawców z logotypami, mapę Targów, program Targów oraz reklamy Wystawców.
• Wystawcy mogą wykupić miejsce na reklamy w Katalogu w kwotach określonych w cenniku.
• Katalogi Organizator rozda uczniom szkół średnich.

2. Reklama w ramach stoisk i poza stoiskami
• Każdy Wystawca ma prawo do prowadzenia reklamy wyłącznie w ramach swojego stoiska (dotyczy to także nagłośnienia)
• Prowadzenie reklamy w innych miejscach na terenie Targów jest usługą dodatkowo zamawianą i odpłatną.
• Prowadzenie reklamy przez podmioty zewnętrzne, nie uczestniczące w targach jest niedozwolone.

3. Wykłady, spotkania marketingowe, prezentacje Wystawców
• Organizator oferuje Wystawcom możliwość wynajęcia sal i auli wykładowych w celu przeprowadzenia wykładów, spotkań marketingowych oraz prezentacji – według cennika.

VIII. Bezpieczeństwo i ubezpieczenie
1. Targi ubezpieczane są od odpowiedzialności cywilnej w zakresie szkód, którym mogą ulec osoby trzecie podczas imprezy. Poza tym Organizator nie odpowiada
za szkody spowodowane działaniem siły wyższej.
2. Wystawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia organizatorom powstałej szkody.
3. Organizator zapewnia ochronę terenów wystawienniczych przez cały okres trwania Targów.
4. Pozostawienie przez wystawców mienia na terenie Targów odbywa się na jego własną odpowiedzialność. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zagubienie, kradzież lub zniszczenie mienia wystawcy przez osoby trzecie. Ubezpieczenie mienia pozostaje w gestii wystawcy.
5. Organizator zaleca dodatkowo złożenie towarów i innego mienia przechowywanego i prezentowanego na stoisku w zamkniętym i strzeżonym przez ochronę depozycie.
6. Organizator zapewnia w czasie trwania Targów pomoc medyczną.
7. Każda osoba przebywająca na terenie Targów jest zobowiązana do przestrzegania regulaminu obiektu, w tym przepisów BHP i przeciwpożarowych.
8. Na terenie Targów obowiązują zakazy:
• palenia tytoniu, papierosów elektronicznych oraz używania otwartego ognia,
• eksploatowania grzejnych urządzeń elektrycznych w odległości mniejszej niż 0,6 m od materiałów łatwopalnych oraz urządzeń nieodizolowanych od palnego podłoża,
• korzystania z uszkodzonej lub prowizorycznej instalacji elektrycznej oraz urządzeń elektrycznych (w tym oświetleniowych) o mocy sumarycznej większej od zamówionej,
• pozostawiania bez dozoru włączonych do sieci elektrycznej urządzeń nieprzystosowanych do pracy ciągłej,
• wnoszenia na tereny ekspozycyjne substancji chemicznych pożarowo niebezpiecznych,
• zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz tarasowania i zagradzania wyjść ewakuacyjnych,
• używania sprzętu gaśniczego do innych celów.
9. Odpowiedzialność za urządzenia prezentowane na stoiskach wystawienniczych ponosi Wystawca. Osoby obsługujące sprzęt w czasie prezentacji dynamicznych winny posiadać odpowiednie kwalifikacje.

IX. Postanowienia końcowe
1. W przypadku, gdyby Targi nie odbyły się z przyczyn zależnych od Organizatora jego odpowiedzialność ogranicza się do zwrotu kosztów wpłaconych przez Wystawców.
2. W sytuacji, gdyby impreza nie odbyła się lub została przerwana z przyczyn niezależnych od Organizatora nie jest on zobowiązany do zwrotu kwot wpłaconych przez Wystawcę ani do wypłacenia odszkodowania.
3. Wszelkie reklamacje uczestników winny być zgłaszane pod adresem Organizatora w terminie do 7 dni od daty zakończenia Targów.
4. Z chwilą złożenia przez Wystawcę formularza zgłoszeniowego na Targi następuje przyjęcie niniejszego regulaminu.

CENNIK

Ceny brutto (uwzględniają podatek VAT)

Stoisko ze standardową zabudową: w cenie 320 zł za / 1 m2 powierzchni wystawienniczej ze standardową zabudową zawarte są następujące koszty:
· powierzchnia wystawiennicza, projekt, montaż i demontaż stoiska z 3 ścianami, z fryzem i z nazwą wystawcy i numerem stoiska,
· wyposażenie: 1 stolik i 4 krzesła lub lada 1mb. i 2 krzesła - do wyboru, kosz, wieszak, 1 podwójne gniazdo elektryczne i 1 punkt świetlny na 4 m2 stoiska,
· utrzymanie porządku, udział w bankiecie dla wystawców (wg. ilości osób podanej na formularzu zgłoszeniowym, nie więcej niż 3 osoby) , egzemplarz katalogu wystawców.

Stoiska o powierzchni niezabudowanej: w cenie 290 zł/ 1m2 powierzchni wystawienniczej bez ścian i wyposażenia zawarte są koszty:
· powierzchnia wystawiennicza, konstrukcja do fryzu z nazwą wystawcy i numerem stoiska,
· wyposażenie: 1 podwójne gniazdo elektryczne i 1 punkt świetlny / 4 m2 /
· utrzymanie porządku, udział w bankiecie dla wystawców (wg. ilości osób podanej na formularzu zgłoszeniowym, nie więcej niż 3 osoby), egzemplarz katalogu wystawców.

Wystawca budujący stoisko we własnym zakresie zobowiązany jest dostarczyć organizatorowi projekt, plan architektoniczny stoiska na 4 tygodnie przed rozpoczęciem Targów, tj. do 10.02.2020r. 

Obowiązkowy wpis do katalogu z logo (nazwa instytucji zgodna z napisem na fryzie, logo, dane teleadresowe i tekst informacyjny do 1400 znaków ze spacjami): 500 zł
 
Wynajęcie auli i sal na własne prezentacje, spotkania marketingowe:
· audytorium dla 140 - 300 osób: 300 zł/1 godz.
· audytorium dla 80 - 120 osób: 240 zł/1 godz.
· sala seminaryjna dla 60 osób: 160 zł/1 godz.
· sala seminaryjna dla 20 - 30 osób: 100 zł/1 godz.
Temat prezentacji, seminarium czy wykładu będzie, na życzenie, nieodpłatnie umieszczony w oficjalnie publikowanym programie imprez targowych.

Ogłoszenia reklamowe /w formie plakatu/ w katalogu Targów AKADEMIA 2019:
· strona A5 czarno - białe: 500 zł
· strona A5 kolor: 680 zł

Wyposażenie dodatkowe:
· logo na fryzie (do 4 kolorów) : 100 zł
· lada 1mb (100 x 50 x 100 cm) : 155 zł
· stolik 70 cm: 65 zł
· krzesło składane: 35 zł
· stołek barowy: 75 zł
· stojak na prospekty: 100 zł
· półka 100 x 25 cm: 35 zł
· wykładzina 1 m2 /: 25 zł
· dodatkowa konstrukcja pod fryz: 180 zł
· dodatkowy (np. boczny, w przypadku stoisk narożnych) napis na fryzie: 115 zł

WEŹ UDZIAŁ W NAJWIĘKSZYCH TARGACH EDUKACYJNYCH NA POMORZU

Formularz zgłoszeniowy do pobrania